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Text File  |  1992-03-17  |  26KB  |  715 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.          6.3   Pledge Processing                           Page  6.3.1
  7.          =============================================================
  8.  
  9.          Here you enter and work with pledges from members, and
  10.          generate reports.
  11.  
  12.          Note: To close pledges refer to chapter 6.4 "Close Pledges".
  13.                To clear pledges refer to chapter 6.5 "Clear Pledges".
  14.  
  15.  
  16.          To begin with "Pledge Processing" from the "Stewardship"
  17.          menu:
  18.  
  19.          Press <P> and <Enter>.
  20.  
  21.          The "Pledge Processing" screen will appear, and the first
  22.          time you select this feature the screen may look like this:
  23.  
  24.  
  25.          =============================================================
  26.          |                   Pledge Processing                       |
  27.          =============================================================
  28.          | Member          |Fund         |N   |Pledged On|Last Given |
  29.          =============================================================
  30.          |                 |             |    |          |           |
  31.          |                 |             |    |          |           |
  32.          |                 |             |    |          |           |
  33.  
  34.          There are no pledges yet entered into the CMS system.
  35.  
  36.          Let us take a look at the options available from the
  37.          "Options" menu at the bottom of the screen.
  38.  
  39.  
  40.  
  41.               6.31  Help
  42.               ========================================================
  43.  
  44.               Notice the <?>-Help option on the left side of your
  45.               "Options" menu.
  46.  
  47.               Press the <?> key now and you will see a "Help" window
  48.               appear.  It explains all the options available to
  49.               process pledges. Use the <PgDn> and <PgUp> keys to see
  50.               the next or previous "Help" screen.
  51.  
  52.               To exit "Help" press <Esc> and the "Help" window will
  53.               disappear again.
  54.          =============================================================
  55.          STEWARDSHIP PROCESSING                            Page  6.3.1
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.          6.3   Pledge Processing                           Page  6.3.2
  62.          =============================================================
  63.  
  64.               Note: All options presented in the options menu, except
  65.                     the <Enter>-Choices option, will act on all the
  66.                     member pledges in the list. The choices presented
  67.                     after selecting the <Enter>-Choices option will
  68.                     act for the most part on the preselected member
  69.                     pledge only.
  70.  
  71.  
  72.               6.32  Add New Pledges
  73.               ========================================================
  74.  
  75.               When you receive new pledges you enter them into CMS
  76.               using the "Add" option.
  77.  
  78.               To add new pledges follow these steps:
  79.  
  80.               A. Press <A> at the "Pledge Processing" screen, and the
  81.                  "Add a New Pledge" screen will appear.  Here you
  82.                   enter all the information about the new pledge.
  83.  
  84.               B. Fill in all the blanks.  Begin with the first blank
  85.                  where the cursor appears and fill in the required
  86.                  information.
  87.  
  88.               - Member: Type in the member name, or press <F2> to get
  89.                         a member pick list. Press <Enter> when done.
  90.                         Notice how the name and address of this member
  91.                         will be filled in below.
  92.  
  93.               - Fund: Fill in the name for the fund to which the
  94.                       pledge will be allocated, or press <F2> for a
  95.                       list of funds.
  96.  
  97.               If this is the first time you use CMS you probably have
  98.               not created any funds yet. However, CMS comes
  99.               preconfigured with one predefined fund, the "General
  100.               Fund".  You can also add new funds now.
  101.  
  102.               To set up a new fund, while the "Fund" list is
  103.               displayed:
  104.  
  105.               1. Press <Ins> to create a new fund.
  106.  
  107.                  The "Add a New Fund" screen will be presented
  108.  
  109.          =============================================================
  110.          STEWARDSHIP PROCESSING                            Page  6.3.2
  111.  
  112.  
  113.  
  114.  
  115.  
  116.          6.3   Pledge Processing                           Page  6.3.3
  117.          =============================================================
  118.  
  119.               2. Fill in the "Fund Code" blank (up to 10 characters
  120.                  long).
  121.  
  122.                  Here you type in a brief name for the fund that you
  123.                  can easily remember and that distinguishes it from
  124.                  other fund codes.
  125.  
  126.               3. Fill in the "Fund Description" blank(up to 20
  127.                  characters long).
  128.  
  129.                  Here you can type the full fund name or give a longer
  130.                  description of the fund.
  131.  
  132.               4. Press <PgDn> when done. You will be returned to the
  133.                  "Fund" pick list.
  134.  
  135.               Select the desired fund by typing in the first few
  136.               characters of the fund name. The cursor will position
  137.               itself close to the desired fund. Make your selection
  138.               with the cursor keys, and press <Enter>
  139.  
  140.               - Pledge Amount. Fill in the amount of the pledge made
  141.                                by this member ( up to $ 999,999.99).
  142.  
  143.               - Pledge Date:  Type in the date the pledge was made, or
  144.                               press <F2> to select a date from the
  145.                               pop-up calendar.
  146.  
  147.               - Date Last Given:  This date is normally filled in
  148.                                   automatically when you enter a
  149.                                   contribution towards this pledge.
  150.                                   However, if you already received a
  151.                                   partial contribution towards this
  152.                                   pledge when adding this new pledge
  153.                                   you may also type in the date the
  154.                                   member made this contribution, or
  155.                                   press <F2> to select a date from the
  156.                                   pop-up calendar.
  157.  
  158.               - Close Pledge After: Type in the date when the pledge
  159.                                     is to be fulfilled or closed, or
  160.                                     press <F2> to select a date from
  161.                                     the pop-up calendar.
  162.  
  163.  
  164.          =============================================================
  165.          STEWARDSHIP PROCESSING                            Page  6.3.3
  166.  
  167.  
  168.  
  169.  
  170.  
  171.          6.3   Pledge Processing                           Page  6.3.4
  172.          =============================================================
  173.  
  174.               - Total Amount Paid. This amount is normally
  175.                                    automatically filled in when you
  176.                                    enter a contribution towards this
  177.                                    pledge.  However, if you already
  178.                                    received a partial contribution
  179.                                    towards this pledge when adding
  180.                                    this new pledge you may also fill
  181.                                    in the amount already paid on this
  182.                                    pledge by this member ( up to
  183.                                    $ 999,999.99).
  184.  
  185.  
  186.               C. Press <PgDn> when done.
  187.  
  188.               You will be returned to the "Pledge Processing" screen,
  189.               and the new information will show on the screen.
  190.  
  191.               Note: If you filled in the decimals for the "Total
  192.                     Amount Paid" you will be automatically returned to
  193.                     the "Pledge Processing" screen without having to
  194.                     press <PgDn>.
  195.  
  196.  
  197.               6.33  Find a Pledge
  198.               ========================================================
  199.  
  200.               The "Find" option helps you locate specific pledges.
  201.               Depending on the order in which the pledges are
  202.               presented you can find pledges by:
  203.  
  204.               - Funds
  205.  
  206.               - Member Names
  207.  
  208.               - Pledge Dates
  209.  
  210.               The default is "by Fund". To change the default display
  211.               order refer to chapter 6.354 "Sort Pledges".
  212.  
  213.               To find a pledge:
  214.  
  215.               A. Press <F> from the "Pledge Processing" screen, to get
  216.                  to the sort order "Choices" menu:
  217.  
  218.  
  219.          =============================================================
  220.          STEWARDSHIP PROCESSING                            Page  6.3.4
  221.  
  222.  
  223.  
  224.  
  225.  
  226.          6.3   Pledge Processing                           Page  6.3.5
  227.          =============================================================
  228.  
  229.  
  230.                  == choices===
  231.                  | Funds     |
  232.                  | Members   |
  233.                  | Dates     |
  234.                  =============
  235.  
  236.               B. Make your selection:
  237.  
  238.                  1. To find pledges by "Fund" name, press <F> and
  239.                     <Enter>.
  240.  
  241.                  2. To find pledges by member "Names", press <M> and
  242.                     <Enter>.
  243.  
  244.                  3. To find pledges by pledge "Dates", press <D> and
  245.                     <Enter>.
  246.  
  247.  
  248.               C. The "Find" window will appear:
  249.  
  250.                  1. If you chose the "Funds" option:
  251.  
  252.                     =========================
  253.                     | Find Which Fund Code? |
  254.                     |    [        ]         |
  255.                     =========================
  256.  
  257.                     Type in the name of the fund you are looking for,
  258.                     and press <Enter>.
  259.  
  260.                     If a pledge with this fund name was found, then
  261.                     you will be returned to the pledge processing
  262.                     screen, and the cursor will be positioned on the
  263.                     first pledge with that fund name.
  264.  
  265.                     If the fund cannot be found a message window will
  266.                     tell you so.
  267.  
  268.                     Press any key and you will be positioned on the
  269.                     nearest match.
  270.  
  271.  
  272.  
  273.  
  274.          =============================================================
  275.          STEWARDSHIP PROCESSING                            Page  6.3.5
  276.  
  277.  
  278.  
  279.  
  280.  
  281.          6.3   Pledge Processing                           Page  6.3.6
  282.          =============================================================
  283.  
  284.                  2. If you chose the "Members" option:
  285.  
  286.                     ==============================
  287.                     | Enter Member Name to Find: |
  288.                     | [                   ]      |
  289.                     | Examples:                  |
  290.                     | BILL SMITH                 |
  291.                     | B SMITH                    |
  292.                     | SMITH, BILL                |
  293.                     | SMITH, B                   |
  294.                     | But not: MR BILL SMITH     |
  295.                     ==============================
  296.  
  297.                     Type in the name of the member whose pledge you
  298.                     are looking for, and press <Enter>.
  299.  
  300.                     If a pledge for this member was found, then you
  301.                     will be returned to the pledge processing screen,
  302.                     and the cursor will be positioned on the first
  303.                     pledge with that member's name.
  304.  
  305.                     If a pledge for this member cannot be found a
  306.                     message window will tell you so.
  307.  
  308.                     Press any key and you will be positioned on the
  309.                     nearest match.
  310.  
  311.  
  312.                  3. If you chose the "Dates" option:
  313.  
  314.                     =======================
  315.                     | Which Date to Find? |
  316.                     |     [  /  /  ]      |
  317.                     =======================
  318.  
  319.                     Type in the pledge date you are looking for, and
  320.                     press <Enter>.
  321.  
  322.                     If a pledge for this date was found, then you will
  323.                     be returned to the pledge processing screen, and
  324.                     the cursor will be positioned on the first pledge
  325.                     with that date.
  326.  
  327.                     If a pledge for this date cannot be found a
  328.                     message window will tell you so.
  329.          =============================================================
  330.          STEWARDSHIP PROCESSING                            Page  6.3.6
  331.  
  332.  
  333.  
  334.  
  335.  
  336.          6.3   Pledge Processing                           Page  6.3.7
  337.          =============================================================
  338.  
  339.                     Press any key and you will be positioned on the
  340.                     nearest match.
  341.  
  342.  
  343.               6.34  Reports on Pledges
  344.               ========================================================
  345.  
  346.               Here you generate reports about pledges. They can be
  347.               sorted by:
  348.  
  349.               - Funds
  350.  
  351.               - Member Names
  352.  
  353.               - Pledge Dates
  354.  
  355.               To generate pledge reports:
  356.  
  357.               A. Press <R>  from the "Pledge Processing" screen, to
  358.                  get to the sort order "Choices" menu:
  359.  
  360.                  == choices===
  361.                  | Funds     |
  362.                  | Members   |
  363.                  | Dates     |
  364.                  =============
  365.  
  366.               B. To report on pledges sorted by "Funds", press <F> and
  367.                  <Enter>.
  368.  
  369.                  To report on pledges sorted by member "Names", press
  370.                  <M> and <Enter>.
  371.  
  372.                  To report on pledges sorted by pledge "Dates", press
  373.                  <D> and <Enter>.
  374.  
  375.                  The alternate "Report Output" window will appear.
  376.  
  377.               C. Make your output selection and generate the report.
  378.                  For more details on reporting in CMS refer to the
  379.                  Appendix chapter 10.2 "Generate Standard Reports in
  380.                  CMS".
  381.  
  382.  
  383.  
  384.          =============================================================
  385.          STEWARDSHIP PROCESSING                            Page  6.3.7
  386.  
  387.  
  388.  
  389.  
  390.  
  391.          6.3   Pledge Processing                           Page  6.3.8
  392.          =============================================================
  393.  
  394.               D. Once the report has been generated you will be
  395.                  returned to the "Pledge Processing" screen.
  396.  
  397.                  Note: Even though you might have changed the sort
  398.                        order of pledges for reporting purposes this
  399.                        will not affect the order in which pledges are
  400.                        displayed on the screen. To change the display
  401.                        sort order refer to chapter 6.354 "Sort
  402.                        Pledges".
  403.  
  404.  
  405.               6.35  Pledge Specific Choices
  406.               ========================================================
  407.  
  408.               Here you work with individual Pledges. You can modify or
  409.               remove pledges, open or close a pledge, or change the
  410.               sort order of the pledges displayed on the screen.
  411.  
  412.               To access these additional choices:
  413.  
  414.               A. On the "Pledge Processing" screen, move your cursor
  415.                  to the pledge you want to work with.
  416.  
  417.               B. Press <Enter> on the "Options" menu and the "Choices"
  418.                  menu will appear:
  419.  
  420.                  ======== Choices=========
  421.                  | Edit Pledge           |
  422.                  | Delete Pledge         |
  423.                  | Close/Open Pledge     |
  424.                  | Sort Pledges          |
  425.                  |                       |
  426.                  =========================
  427.  
  428.               C. To exit the "Choices" menu again press <Esc>.
  429.  
  430.  
  431.                    6.351 Edit a Pledge
  432.                    ===================================================
  433.  
  434.                    Choose "Edit Pledge" if you want to make changes to
  435.                    the information about a pledge.
  436.  
  437.                    To change the information about a pledge:
  438.  
  439.          =============================================================
  440.          STEWARDSHIP PROCESSING                            Page  6.3.8
  441.  
  442.  
  443.  
  444.  
  445.  
  446.          6.3   Pledge Processing                           Page  6.3.9
  447.          =============================================================
  448.  
  449.                    A. At the "Pledge Processing" screen move your
  450.                       cursor to the pledge you want to modify.
  451.  
  452.                    B. Press <enter> to get to the "Choices" menu.
  453.  
  454.                    C. Press <E> to select "Edit Pledge", and press
  455.                       <Enter>.
  456.  
  457.                       The "Edit Pledge" screen will appear, and the
  458.                       cursor will be positioned at the "Member:" name
  459.                       field.
  460.  
  461.                    D. Use the <Up> and <Dn> cursor keys, or the <Tab>
  462.                       and <Shift-Tab> keys to move the cursor to the
  463.                       field where you want to make changes or add new
  464.                       information.
  465.  
  466.                    E. Type in the new information where you want it to
  467.                       appear in that field.  When you are done with
  468.                       that field move the cursor to the next field
  469.                       where you want to make changes.
  470.  
  471.                       If at any time you want to abandon the changes
  472.                       you have made, press <Esc>, and all the previous
  473.                       information will be restored, and you will be
  474.                       returned to the previous screen.
  475.  
  476.                    F. Press <PgDn> when you are done with all the
  477.                       changes for this pledge.
  478.  
  479.                       You will be returned to the "Pledge Processing"
  480.                       screen and the changed information will appear
  481.                       there.
  482.  
  483.                       Note: To see a full description of all the
  484.                             fields you can edit at the "Edit Pledge"
  485.                             screen refer to chapter 6.32 "Add New
  486.                             Pledges".
  487.  
  488.  
  489.  
  490.  
  491.  
  492.  
  493.  
  494.          =============================================================
  495.          STEWARDSHIP PROCESSING                            Page  6.3.9
  496.  
  497.  
  498.  
  499.  
  500.  
  501.          6.3   Pledge Processing                           Page 6.3.10
  502.          =============================================================
  503.  
  504.                    6.352 Delete a Pledge
  505.                    ===================================================
  506.  
  507.                    Just as pledges can be added to the pledge list
  508.                    they also can be removed.  For example, you
  509.                    discovered after you entered a pledge, that you
  510.                    created a duplicate entry. Or a pledge has been
  511.                    withdrawn and you want to update your records.
  512.  
  513.                    To delete a pledge:
  514.  
  515.                    A. At the "Pledge Processing" screen move your
  516.                       cursor to the pledge you want to remove.
  517.  
  518.                    B. Press <Enter> to get to the "Choices" menu.
  519.  
  520.                    C. Press <D> to select "Delete Pledge", and press
  521.                       <Enter>.
  522.  
  523.                       To prevent you from inadvertently making a
  524.                       mistake and remove the wrong pledge a window
  525.                       will be displayed:
  526.  
  527.                       ========================================
  528.                       | Pledge for Joe Doe on 05/04/91       |
  529.                       |                                      |
  530.                       | GENERALFND   500.00    Delete? [y/N] |
  531.                       ========================================
  532.  
  533.                       If you press <N> you will be returned to the
  534.                       "Pledge Processing" screen and no deletions will
  535.                       have been made.
  536.  
  537.                    D. Press <Y> to confirm the deletion of this
  538.                       pledge.
  539.  
  540.                    E. You will be returned to the "Pledge Processing"
  541.                       screen and if you confirmed the removal of that
  542.                       pledge its information will have disappeared
  543.                       from the "Pledge Processing" screen.
  544.  
  545.  
  546.  
  547.  
  548.  
  549.          =============================================================
  550.          STEWARDSHIP PROCESSING                            Page 6.3.10
  551.  
  552.  
  553.  
  554.  
  555.  
  556.          6.3   Pledge Processing                           Page 6.3.11
  557.          =============================================================
  558.  
  559.                    6.353 Close or Open a Pledge
  560.                    ===================================================
  561.  
  562.                    Here you can change the status of a single pledge
  563.                    from "Open" to "Close", or vice versa. To change
  564.                    the status of all pledges within a specified time
  565.                    period, refer to chapter 6.4 "Close Pledges"
  566.  
  567.                    To change the status of a single pledge:
  568.  
  569.                    A. At the "Pledge Processing" screen move your
  570.                       cursor to the pledge you want to open or close.
  571.  
  572.                    B. Press <Enter> to get to the "Choices" menu.
  573.  
  574.                    C. Press <C> to select "Close/Open Pledge", and
  575.                       press <Enter>.
  576.  
  577.                    D. You will be returned to the "Pledge Processing"
  578.                       screen and the new status of the pledge will be
  579.                       indicated in the "Open" column.
  580.  
  581.                       If the pledge previously was closed it will now
  582.                       say "Y" meaning open.
  583.  
  584.                       If the pledge previously was open it will now
  585.                       say "N" meaning closed.
  586.  
  587.  
  588.                    6.354 Sort Pledges
  589.                    ===================================================
  590.  
  591.                    Here you change the sort order in which the pledges
  592.                    are displayed on the "Pledge Processing" screen.
  593.  
  594.                    Pledges can be displayed by order of:
  595.  
  596.                    - Funds
  597.  
  598.                    - Member Names
  599.  
  600.                    - Pledge Dates
  601.  
  602.                    The default is "Funds".
  603.  
  604.          =============================================================
  605.          STEWARDSHIP PROCESSING                            Page 6.3.11
  606.  
  607.  
  608.  
  609.  
  610.  
  611.          6.3   Pledge Processing                           Page 6.3.12
  612.          =============================================================
  613.  
  614.                    To sort pledges:
  615.  
  616.                    A. At the "Pledge Processing" screen, press <Enter>
  617.                       to get to the "Choices" menu.
  618.  
  619.                    B. Press <S> to select "Sort Pledges", and press
  620.                       <Enter>.
  621.  
  622.                       A "Choices" menu will be displayed:
  623.  
  624.                       == choices===
  625.                       | Funds     |
  626.                       | Members   |
  627.                       | Dates     |
  628.                       =============
  629.  
  630.                    C. To display pledges sorted by "Funds", press <F>
  631.                       and <Enter>.
  632.  
  633.                       To display pledges sorted by member "Names",
  634.                       press <M> and <Enter>.
  635.  
  636.                       To display pledges sorted by pledge "Dates",
  637.                       press <D> and <Enter>.
  638.  
  639.                    D. You will be returned to the "Pledge Processing"
  640.                       screen and all pledges will be displayed in the
  641.                       new sort order.
  642.  
  643.                       Note: While working in CMS the newly selected
  644.                             sort order in pledge processing will
  645.                             remain as you selected.  However when you
  646.                             exit CMS the sort order will be reset to
  647.                             the default "Funds".
  648.  
  649.  
  650.                    6.35x  Exit the Pledges Choice menu
  651.                    ===================================================
  652.  
  653.                    To exit the "Choices" menu:
  654.  
  655.                    Press the <Esc> key, and the "Choices" menu will
  656.                    disappear, and you will be returned to the "Pledges
  657.                    Processing" screen.
  658.  
  659.          =============================================================
  660.          STEWARDSHIP PROCESSING                            Page 6.3.12
  661.  
  662.  
  663.  
  664.  
  665.  
  666.          6.3   Pledge Processing                           Page 6.3.13
  667.          =============================================================
  668.  
  669.                    6.36   Exit from Pledge Processing
  670.                    ===================================================
  671.  
  672.                    To return to the "Stewardship" menu:
  673.  
  674.                    Press <Esc> to exit from "Pledges Processing".
  675.  
  676.  
  677.  
  678.  
  679.  
  680.  
  681.  
  682.  
  683.  
  684.  
  685.  
  686.  
  687.  
  688.  
  689.  
  690.  
  691.  
  692.  
  693.  
  694.  
  695.  
  696.  
  697.  
  698.  
  699.  
  700.  
  701.  
  702.  
  703.  
  704.  
  705.  
  706.  
  707.  
  708.  
  709.  
  710.  
  711.  
  712.  
  713.  
  714.          =============================================================
  715.          STEWARDSHIP PROCESSING                            Page 6.3.13